1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific
การเติบโตอย่างรวดเร็วของธุรกิจ Hyper Market ในสหรัฐเมริกาส่งผลให้การแข่งขันภายในอุตสาหกรรมทวีความรุนแรงยิ่งขึ้น โดยการขยายตัวของร้านค้าได้เพิ่มขึ้นถึงสองเท่าในระหว่างช่วงปี 1996 – 2002 ดังนั้นบริษัทจึงมีความจำเป็นในการวางแผนและปรับโครงสร้างระบบบริหารจัดการด้านต่างๆ ใหม่ เพื่อให้สามารถรองรับอัตราการเติบโตของบริษัทและอุตสาหกรรมที่นับวันยิ่งมีแนวโน้มเพิ่มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ปัญหาที่บริษัทอาจต้องเผชิญหากยังคงใช้ระบบบริหารจัดการรูปแบบเดิมที่ยังขาดการเชื่อมโยงข้อมูลแบบบูรณาการระหว่างหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร ได้แก่ การขยายสาขาร้านค้าไปยังรัฐใหม่ซึ่งมีอัตราภาษีธุรกิจที่แตกต่างไปจากเดิม อาจส่งผลกระทบต่อการกำหนดราคาสินค้าและผลกำไรของบริษัท จึงมีความจำเป็นที่บริษัทต้องคอยติดตามและให้ความสำคัญกับปัจจัยนี้ค่อนข้างมาก การบริหารจัดการด้านบุคลากรก็สามารถทำได้ยากขึ้น เนื่องจากมีจำนวนพนักงานมากเกินกว่าที่จะดูแลได้อย่างครอบคลุมและทั่วถึง นอกจากนี้การจัดการคำสั่งซื้อสินค้าแบบเดิมๆ ของแผนก A/P ก็เกิดปัญหา เนื่องจากใช้การ matching เอกสารใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้และใบรับสินค้าแบบ manual ทั้งสิ้น ดังนั้นจำนวนใบสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้นตามจำนวนสาขาร้านค้าจะทำให้กระบวนการ matching ดังกล่าวทำได้ยากขึ้นและมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดค่อนข้างสูง (Human Error)
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?จากในข้อ 1 จะเห็นว่าการที่บริษัทยังคงใช้ระบบการบริหารจัดการองค์กรแบบเดิมจะส่งผลเสียต่อบริษัทอย่างมาก เพราะจะทำให้บริษัทขาดการ update ฐานข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆในองค์กรที่เป็นปัจจุบัน อันจะส่งผลให้การพัฒนาขับเคลื่อนองค์กรเป็นไปได้ยาก จนอาจทำให้บริษัทขาดความได้เปรียบเชิงแข่งขันเมื่อเทียบกับบริษัทอื่นในอุตสาหกรรม แม้การติดตั้งโปรแกรมใหม่เข้ามาประยุกต์ใช้ในองค์กรจะมีต้นทุนที่สูง อย่างไรก็ตามหากบริษัทเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมกและไม่ลงทุนในเทคโนโลยีที่เกินความจำเป็น เช่น การ update ข้อมูลจากแต่ละสาขาร้านค้าเกี่ยวกับการขายสินค้าจาก Point-of-Sale scanner ข้อมูลทางการเงินและส่วนลดการค้าทุกสิ้นวัน การ update ฐานเงินเดือนพนักงานสัปดาห์ละครั้ง ทั้งยังมีการเชื่อมโยงข้อมูลการขายเข้ากับการลงบันทึกบัญชีส่วนกลางโดยจำแนกเป็นรายชั่วโมงอีกด้วย ในแง่ของ Infrastructure มีวิวัฒนาการจากการใช้ Mainframe-based มาสู่ Unix Operating System และ Web-based ซึ่งรวมถึงการใช้ระบบ EDI ในการสั่งซื้อสินค้าจาก supplier โดยที่คู่ค้าของกิจการสามารถเช็คสถานะใบแจ้งหนี้ได้แบบ online ในทันที ทำให้กระบวนการทำงานทั้งระบบเกิดเป็น Synergy ล้วนเป็นการลงทุนที่ไม่เกินความจำเป็นและสามารถสร้างประโยชน์ส่วนเพิ่ม (Incremental Value) ให้แก่บริษัทได้ ถือเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า
3. Lawson Smart Notification Software is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification Software เป็นโปรแกรมที่ใช้ประมวลผล คัดกรองและนำส่งข้อมูลเฉพาะที่มีความจำเป็นไปยังผู้ใช้ที่เหมาะสมในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ต่อได้ทันทีอย่างทันเวลา ระบบนี้ถือเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อกิจการ เพราะบางครั้งการมีข้อมูลปริมาณมากอยู่ในมืออาจทำให้เราไม่สามารถ maximize ประโยชน์ของข้อมูลดังกล่าวได้อย่างเต็มที่ เนื่องจากข้อมูลประกอบไปทั้งส่วนที่เป็นประโยชน์และส่วนที่ไม่จำเป็น ดังนั้น หากบริษัทมีเทคโนโลยีที่สามารถจัดการกับระบบสารสนเทศในการช่วยคัดกรองข้อมูลก่อนส่งไปยังผู้ใช้ที่เหมาะสม จะทำให้ข้อมูลที่มีอยู่เกิดคุณค่าและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรได้อย่างเป็นระบบ นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มระดับความปลอดภัย (security) ให้กับข้อมูลของบริษัทในแง่ของการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลแต่ละประเภทสำหรับบุคลากรบางกลุ่มเท่านั้น ประกอบกับความรวดเร็วในการประมวลผล รับส่งและ share ข้อมูลระหว่างหน่วยงานจะช่วยให้องค์กรขับเคลื่อนไปอย่างรวดเร็วและเกิดความได้เปรียบเชิงการแข่งขันที่ยั่งยืน
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการบริหารงาน ทรัพยากร ค่าใช้จ่ายและการเงินของบริษัท ตั้งแต่การแสวงหาโอกาสทางการตลาดตลอดจนการจัดเก็บรายได้ การทำงานหลักของระบบแบ่งออกเป็นสามส่วนได้แก่ Opportunity Management ซึ่งจะทำการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลยอดขายและปริมาณสินค้าที่จำหน่ายในแต่ละงวด เพื่อคำนวณถึงโอกาสทางการตลาดของบริษัทในการออกผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือตีตลาดภูมิภาคใหม่ เป็นต้น Project Management ที่ใช้ในการวิเคราะห์กลยุทธ์การลงทุนและโอกาสในการลงทุน เพื่อให้เงินลงทุนในโครงการเกิดความคุ้มค่าทุกเม็ดเงิน และ Resource Management ที่ทำการวิเคราะห์ปริมาณทรัพยากรการผลิตว่ามีความเพียงพอหรือไม่ รวมถึงการค้นหาทรัพยากรทดแทนที่สามารถใช้แทนกันได้ในยามเกิดวิกฤตการณ์ขาดแคลน เป็นต้น ซึ่งสามระบบหลักนี้จะผ่านการประมวลผลร่วมกันกับระบบ Expense and Billing อันจะเป็นประโยชน์แก่บริษัทอย่างมากในการใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานเกิดประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จสูงสุด
ภัคนิจ แดงสุภา 5202112602
